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  北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 认证审核程序 1 目的 确保按照规范统一且符合认可规定要求的方式开展审核工作,客观公正地获 得充分审核证据并对其进行综合评价,得出认证结论,特制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于所有与中心管理体系认证审核实施及后续管理活动,管理体系 认证包括与质量、环境、职业健康安全以及它们之间相互组合而成的各种结合类 型的认证;审核类型包括认证审核、监督审核、再认证、变更审核等。 3 职责 3.1 业务部负责向审核组长下达 《审核任务书》。 3.2 审核组长负责组织制订审核计划、组织实施审核并提交审核报告,向 技术部推荐认证注册或保持认证资格的审核结论。 3.3 审核组成员负责收集和记录审核证据、报告审核发现并参与做出审核 结论。 3.4 技术专家负责提供必要的专业支持。 3.5 审核项目管理人员负责组织对相关审核项目进行策划和管理,必要时 可以寻求专家的技术支持,以完成相关工作。 4 程序 审核组按本程序的要求实施现场审核。除了访问有形场所(如工厂)外,“现 场”还可以包括远程访问包含管理体系审核相关信息的电子化场所。 4.1 文件评审 审核组长或其指定的审核员在现场审核前对受审核方提交的文件和资料,需 要时,包括记录和以往审核报告进行评审,以确定文件所表述的管理体系对审核 准则的符合性, 文件评审可在实施一阶段现场审核时完成,由审核组长根据评审结果并编写管理 体系《文件评审报告》,组长对文件审查报告结果负责。对实施非现场一阶段的 审核,文件评审可以在第二阶段现场审核前完成。 若受审核方提交的文件和资料经评审不能符合要求时,应提出并与受审核方 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 沟通。 对提出的问题达成共识并对存在的问题提出整改方法的要求。需要时,向审 核受审核方报告,文件审查所提出的问题解决后,应做验证的记录。需要时,在 现场审核/检查中继续对相关文件进行审查。 4.2 现场审核的要求 4.2.1 第一阶段审核目的主要包括: a) 审核客户的管理体系文件; b)评价客户的运作场所和现场的具体情况,并与客户的人员进行讨论,以 确定第二阶段审核的准备情况; c)审查客户理解和实施标准要求的情况,特别是对管理体系的关键绩效或 重要的因素、过程、目标和运作的识别情况; d)收集关于客户的管理体系范围、过程和场所的必要信息,以及相关的法 律法规要求和遵守情况(如客户运作中的质量、环境、法律因素,相关的风险等); e)审查第二阶段审核所需资源的配置情况,并与客户商定第二阶段审核的 细节; f)结合可能的重要因素充分了解客户的管理体系和现场运作,以便为策划 第二阶段审核提供关注点; g)评价客户是否策划和实施了内部审核与管理评审,以及管理体系的实施 程度能否证明客户已为第二阶段审核做好准备。 4.2.2 第一阶段审核按认证领域区分,主要包括如下内容: a) 质量管理体系侧重于: 1)组织及其场所过程的描述;结合现场情况进一步评审体系文件的适宜性 和可操作性; 2) 通过评审受审核方的质量方针、目标、产品实现流程等有关信息,了解 受审核方质量管理体系的整体情况,判断其质量管理体系总体策划的适宜性 及体系是否已付诸实施; 3) 评审受审核方确定的过程的合理性; 4) 适用法律法规、标准的获取、识别。 5) 具有从事相关活动的许可; 7) 确定受审核方的内部审核策划与实施是否符合管理体系标准的要求; 8) 确认受审核方是否策划与实施了管理评审,且包括了对管理体系适宜 性、充分性和有效性的评价; 9) 查阅策划的文件、记录与确定的过程的一致性; 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 10) 审核组关注的其它问题,宜确保受审核组织质量管理体系的认证具有 充分的可信度。 b) 环境管理体系侧重于: 1) 组织及其场所过程的描述;结合现场情况进一步评审体系文件的适宜性 和可操作性; 2) 通过评审受审核方的环境方针、目标指标、环境因素以及管理方案、程 序等有关信息,了解受审核方环境管理体系的整体情况,判断其环境管理体 系总体策划的适宜性及体系是否已付诸实施; 3) 评审受审核方识别与评价环境因素程序及评价结果的合理性; 4) 适用法律法规的获取、识别程序的合理性,及获取适用法律法规的充分性, 具体按《法律法规及其它要求审核作业指导书》要求实施一阶段审核。 5) 具有从事相关活动的环境许可; 6)组织合规性评价是否开展以及评价时所依据的记录如监测报告、验收报告、 环评批复等,按《合规性评价审核作业指导书》实施审核。 7) 确定受审核方的内部审核符合环境管理体系标准的要求; 8) 确认受审核方是否进行了管理评审,且包括了对 EMS 的适宜性、充分性 和有效性的评价; 9) 查阅环境事故、与外部相关方交流、与政府管理部门交流、与法规要求符 合性等记录;包括事故记录、违反法律法规的记录以及与政府部门相关往来信函 的记录在过去 12 个月内部识别出的不符合项及相应的纠正和预防措施的详细 记录(如果体系运行不满 12 个月,可从环境管理体系实施之日开始); 10) 审核组关注的其它问题,为确保受审核组织环境管理体系的认证具有充 分的可信度,按《组织认证范围和审核范围的确定》相关要求执行。 c) 职业健康安全管理体系侧重于: 1) 组织及其场所过程的描述; 2) 结合现场情况进一步评审体系文件的适宜性和可操作性; 3) 通过评审受审核方的职业健康安全方针、目标指标、危险源以及管理方案、 程序等有关信息,了解受审核方职业健康安全管理体系的整体情况,判断其职业 健康安全管理体系总体策划的适宜性及体系是否已付诸实施; 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 4) 评审受审核方识别危险源和风险评价程序及风险控制策划的合理性; 5) 审核方具有从事相关活动的职业健康安全许可; 6)危险化学品安全技术说明书(MSDS); 7)适用职业健康安全法律法规的获取、识别程序的合理性,获取法规是否 全面; 8) 确定受审核方的内部审核符合职业健康安全管理体系标准的要求; 9)确认受审核方是否进行了管理评审,且包括了对 OHSMS 的适宜性、充分性 和有效性的评价; 10) 查阅职业健康安全事件、事故、与外部相关方交流、与政府管理部门交 流等记录,评价与法规要求符合性的记录(包括监测报告、安全评价结论、事件、 事故记录、违反法律法规的记录以及与当局的相关通信); 在过去 12 个月内部识别出的不符合及相应的纠正和预防措施的详细记录(如 果体系运行不满 12 个月,可从职业健康安全管理体系实施之日开始); 11) 收到的任何有关职业健康安全管理体系的信息以及相应的行动的记录。 12) 实现持续改进的方式; 13) 审核组关注的其它问题。 4.2.3 第一阶段审核的方法主要包括: a) 与最高管理者、管理者代表、管理体系策划部门、重要环境因素和重大 危险源控制部门及其它有关部门主要负责人交谈; b) 查阅相关文件资料及记录(厂区平面示意图、地理位置示意图、生产车 间平面布置图、给排水图、鼠典图、产品安全项目检测报告、环境/职业健康安 全监测报告、环境影响/安全评价报告、批复,三同时验收报告等,环境因素识 别评价记录、危险源识别,风险评价记录、法律法规清单); c) 现场观察(生产制造现场、动力提供现场、污染处理设施/安全设施现 场、后勤保障现场、仓储等),其目的在于了解受审核方厂区布局及周围环境, 确认受审核方是否具备必要的基础设施;了解受审核方的活动、产品和服务的基 本状况及重要环境因素/重大危险源的分布情况以判断受审核方识别与评价的 总体情况,确定受审核方危害分析和实际工艺流程是否相符,关键控制点的设置 是否合理等。 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 d) 现场审核并确认《E/S 调查表》中的有关内容(适用于 EMS/OHSMS)。 4.2.4 第一阶段现场审核完成后,审核组应根据审核发现形成审核结论,编制 《第一阶段审核报告》,并与受审核方协商第二阶段审核的具体事宜。第一阶段 审核结论有三种情况: a) 未发现任何引起关注的、在第二阶段审核中可能被判定为不符合的问题, 可以进行第二阶段审核; b) 对发现问题的受审核方应针相应的问题采取纠正措施,经审核组验证实 施有效或可接受后开展第二阶段审核; c) 不具备第二阶段审核条件,不进入第二阶段审核。 4.2.5 第一阶段现场审核结束后,应对审核方案进行评审和确认。对一阶段发 现的问题(包括任何引起关注的、在第二阶段审核中可能被判定为不符合的问 题),审核组可以以问题清单的形式向受审核方提出。但无论哪种形式,均需在 受审核方采取纠正措施后,方可进入二阶段审核。业务部在确定第二阶段审核的 时间时,应考虑客户解决第一阶段审核中识别的任何需关注问题所需的时间。可 根据实际问题所需时间适当调整二阶段审核日期。 4.2.6 第二阶段审核的目的是确认受审核方是否持续遵守其方针、目标和程序; 确认受审核方的管理体系是否符合相应标准的要求,评价管理体系运行的适宜 性、充分性和有效性,做出是否可以向中心推荐认证的审核结论。 第二阶段审核应在客户的现场进行,并至少覆盖以下方面: a) 与适用的管理体系标准或其他规范性文件的所有要求的符合情况及证 据; b) 依据关键绩效目标和指标(与适用的管理体系标准或其他规范性文件的 期望一致),对绩效进行的监视、测量、报告和评审; c) 客户的管理体系和绩效中与遵守法律有关的方面; d) 客户过程的运作控制; e) 内部审核和管理评审; f) 针对客户方针的管理职责; g) 规范性要求、方针、绩效目标和指标(与适用的管理体系标准或其他规 范性文件的期望一致)、适用的法律要求、职责、人员能力、运作、程序、狗万网址,绩效 数据和内部审核发现及结论之间的联系; 4.2.7 第二阶段审核重点: 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 4.2.7.1 质量管理体系审核重点:  质量管理体系的策划适合于所在行业及组织自身经营特点及达到规定的 方针、目标和持续改进的能力;内部审核的可信度和管理评审的有效性配置了必 要的资源,确保质量管理体系过程有效运作;对生产/服务提供过程实施有效控 制;产品/服务的质量满足顾客和适用法律法规的要求;对列入国家质量监督检 验和/或出口检验检疫目录内的产品,审核相关的检测报告或免于检验的相关批 准文件;内部监控机制的建立及持续改进的效果等。已确定受审核组织是否: A.已建立了适宜于其产品和过程且适合其认证范围的质量管理体系; B.分析并理解顾客的需求和期望以及关于其产品的相关法律法规要求; C.确保产品特性已得到明确,以确保满足顾客要求和法律法规要求; D.已确定了实现预期结果(合格的产品和客户满意度的提高)所需的过程, 并对之进行管理; E.已确保了为这些过程的运作和监视提供支持所必需的资源的可用性; F.对所确定的产品特性进行监测和控制 G.以预防不符合为目标,并具有系统的改进过程以: 1.纠正任何确实发生的不符合(包括交付后发现的产品不符合); 2.分析不符合原因并采取纠正措施以避免其再次发生; 3.处理顾客投诉; H.已实施了有效的内部审核和管理评审过程; I.监视、测量和持续改进其质量管理体系的有效性。 4.2.7.2 环境管理体系审核重点:  对环境因素的识别和随后对环境因素重要程度的判定;通过重大环境影响评 价而制定的目标指标和管理方案;确保符合法律、法规及其他要求的程序,具体 按《法律法规及其它要求审核作业指导书》要求实施二阶段审核。运行控制;对 照目标和指标而实施的监控、测量、报告和评价;不符合的识别与评价,纠正/ 预防措施的完成情况;内部审核与管理评审;环境方针的管理职责;方针、环境 因素和环境影响、目标和指标、职责、方案、程序、绩效、内部审核和管理评审 之间的联系,具体按《对组织“持续改进”和“环境绩效”进行审核和评价的作 业指导书》要求实施审核。已确定受审核组织是否: A.已确定了适合于其活动、产品和服务的性质、规模和环境影响的环境方 针; B.已识别了其能够控制和(或)影响的其活动、产品和服务的环境因素, 并确定了那些可能具有重大环境影响的环境因素(包括那些与供方和(或) 合同方有关的); 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 C.有程序识别适用的环境法规和其他相关要求,以确定这些要求以何种方 式适用于其环境因素,并使这些信息保持最新; D.已实施了有效的控制,以实现其符合适用的法定要求和其他要求的承诺; 有确定的环境目标和指标,并有实现这些目标和指标的方案。这些目标和 指标是可测量的,且在切实可行时,考虑了法定要求和重大环境因素; E.确保为其工作或代表其工作的人员了解其环境管理体系的要求,并有能 力实施有可能产生重大环境影响的任务; F.已实施了程序以进行内部沟通,以及对外部利益相关方做出响应,并在 必要时与外部利益相关方进行沟通; G.确保在规定的条件实施那些与重大环境因素相关联的运作,并监视和控 制其可能有重大环境影响的运作的关键特性; H.已建立了处理和响应可能影响环境的紧急情况的程序,并在切实可行时, 测试了这些程序定期评价其对于适用的法定要求和其他要求的符合性; I.以预防不符合为目的,并具有程序以: 1)、纠正任何确实发生的不符合; 2)、分析不符合的原因并采取纠正措施以避免其再次发生; J.已实施了有效的内部审核和管理评审程序。 4.2.7.2 职业健康安全管理体系审核重点:对危险源的识别及其风险的判 定;确保符合法律、法规及其他要求的程序;经评审而制定的目标指标和管理方 案;运行控制;对照目标和指标而实施的监控、测量、报告和评价;员工协商和 持续参与;不符合的识别与评价,纠正/预防措施的完成情况;内部审核与管理 评审;职业健康安全方针的管理职责;方针、危险源及其风险、目标和指标、职 责、方案、程序、绩效、内部审核和管理评审之间的联系;通过实施一个已充分 界定了危险源的全部范围的体系来证实组织控制职业健康安全风险的能力。已确 定受审核组织是否: A.已确定了适合于其活动、产品和服务的性质、规模和职业健康安全影响 的管理方针; B.已识别了其能够控制和(或)影响的其活动、产品和服务的危险源,并 确定了那些可能具有重大危险源; C.有程序识别适用的职业健康安全法规和其他相关要求,以确定这些要求 以何种方式适用于其危险源,并使这些信息保持最新; D.已实施了有效的控制,以实现其符合适用的法定要求和其他要求的承诺; 有确定的管理目标和指标,并有实现这些目标和指标的方案。这些目标和 指标是可测量的,且在切实可行时,考虑了法定要求和重大危险源; E.确保为其工作或代表其工作的人员了解其职业健康安全管理体系的要 求,并有能力实施有可能产生重要危险源的任务; F.已实施了程序以进行内部沟通,以及对外部利益相关方做出响应,并在 必要时与外部利益相关方进行沟通; 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 G.确保在规定的条件实施那些与重要危险源相关联的运作,并监视和控制 其可能有重要危险源的运作的关键特性; H.已建立了处理和响应可能影响职业健康安全的紧急情况的程序,并在切 实可行时,测试了这些程序定期评价其对于适用的法定要求和其他要求的 符合性; I.以预防不符合为目的,并具有程序以: 1)、纠正任何确实发生的不符合; 2)、分析不符合的原因并采取纠正措施以避免其再次发生; J.已实施了有效的内部审核和管理评审程序。 4.2.8 第二阶段审核的方法主要有以下几种: a) 与最高管理者、管理代表、管理职能部门及各层次员工(特别是重要特 性控制岗位的操作人员)的面谈; b) 现场察看(侧重于重要过程、活动的现场和部门); c) 查阅文件、资料、记录等; d) 对已完成的活动或检验进行重复验证。 4.2.9 第二阶段现场审核完成后,审核组应对在第一阶段和第二阶段审核中收 集的所有信息和证据进行分析,以评审审核发现并根据审核发现形成审核结论。 第二阶段审核结论有三种情况: a) 未发现不符合项,直接推荐认证注册; b) 发现两个以上(含两个)严重不符合项,不予推荐认证注册(受审核方 在接到中心 《管理体系认证决定审批表》半年后,向中心提交严重不符合整改措 施实施有效性的证据,方可重新申请认证); c) 不符合项产生的原因分析、纠正/纠正措施经验证有效或经评估可接受 后,方可推荐认证注册。 4.2.10 审核组在审核期间,可按照 《计算机辅助审核技术在认证中的使用管理 程序》(适用时)要求实施审核。 4.3 审核实施 4.3.1 编制审核计划 审核组长按照过程/流程的顺序关系编制《审核计划》,并确保由专业审核员 或由技术专家支持对影响产品质量技术性能和安全特性的关键过程/关键控制 点、产生主要环境影响的活动、涉及职业安全健康的环节进行审核。 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 审核计划按照每天工作时间不少于 8 小时来编制,其中应保证有充足(一 般为不少于 7 小时)的时间用于收集审核证据(收集审核证据的时间不包括准 备会、审核小组内部会、整理审核材料、编制审核报告的时间)。适宜时,审核 计划应当识别在审核中可能用到的计算机辅助审核技术。计算机辅助审核技术可 能包括诸如电视电话会议、网络会议、网络交流、远程电子方式获得文档和/或 过程等。 审核项目管理人员应对审核计划进行评审并签字确认,必要时可寻求技术专家的 支持(审核项目管理人员需注明参与的专业人员)。审核组长应至少于现场审核 3 个工作日前将审核计划交受审核方确认。 4.3.2 技术支持 专业审核员或技术专家在现场审核前应确定受审核方的专业特点和关键过 程、重要环境因素及其控制情况、危险源和风险控制情况、相关的法律法规和其 他要求。对于高风险专业(认可机构 《认证业务范围分类表》中有特别标注的 管理体系认证专业)或仅由技术专家支持专业能力的项目以及审核组认为有必要 时,审核组长应主持召开审核准备会,由专业审核员或技术专家向审核组中非相 应专业项目审核员进行讲解,并将讲解内容记录于《现场审核前专业指导培训记 录》中。具体按《高风险认证管理作业指导书》内容执行。 4.3.3 编制审核检查表 需要时,审核组成员按审核计划要求拟订《审核检查表》中的审核内容。《审核 检查表》可根据受审核方管理体系文件,结合法律法规要求、专业要求、审核活 动的具体内容等,适当补充审核要点。对受审核方明示删减的标准内容应予以核 实,核查表宜按过程展开。检查内容应覆盖规定的审核范围、部门及涉及的体系 要求/过程等。 4.4 现场审核实施 4.4.1 首次会议 在现场审核开始前,审核组长主持召开与受审核方管理层、职能部门或过程 负责人的首次会议,主要内容: 1. 审核组成员介绍,请受审核方介绍与会企业领导; 2. 介绍审核性质、审核目的、审核范围、审核依据; 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 3. 宣布审核计划,日程安排(见审核计划),请受审核方再次确认; 4. 介绍审核所使用的语言; 5. 介绍审核组与受审核方管理层之间的中间会议及双方之间的正式沟通渠 道,及时向受审核方通报审核进展情况和任何关注点; 6. 介绍审核方法、抽样方法,以及审核中可能存在的不确定因素; 7. 介绍审核可能终止的条件; 8. 介绍审核程序、审核发现、不符合报告分级原则、审核结论及审核报告 的提交方式; 9. 确认审核组长和审核组代表中心对审核负责,并应控制审核计划(包括 审核活动和审核路径)的执行; 10. 适用时,确认以往评审或审核的发现的状态;; 11. 介绍保密承诺及规范声明 12. 请协助配备办公、通讯、交通工具、劳动保护(需要时)资源,确 认审核组工作时的安全事项、应急和安全程序; 13. 确定审核陪同/向导人员,明确其作用、身份; 14. 确定末次会议的时间、地点、参加人员; 15. 明确是否有限制/澄清的信息; 16. 介绍受审核方对于审核实施和/或结论的申诉、投诉的权力和渠道。 17. 提供受审核方任何提问的机会并请受审核方领导发言。 双方人员在《现场审核首/末次会议签到表》上签字,内容记录在《首/末次 会议记录表》中。 4.4.2 审核中的沟通 a)在每天的审核工作结束后,审核组长应主持召开小结会,以讨论交换信息、 评定审核进展情况和审核发现,需要时重新分派审核组成员的工作并在审核计划 中予以说明。 b)适当时,审核组长应向受审核方和受审核方通报审核进展及相关情况。 在审核过程中,审核组应保持与受审核方沟通,通报审核进程,交换审核的相关 信息或确认审核证据,使受审核方理解并确认审核发现,解决分歧。若获得的审 核证据表明不能达到审核目的时,审核组长应及时向受审核方报告,在需要改变 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 c) 当可获得的审核证据显示审核目的无法实现,或显示存在紧急和重大的 风险(例如安全风险)时,或审核范围调整可能影响到已经确定的专业项目及审 核组组成时,审核组长及时向业务部和受审核方报告,经双方同意后实施(包括 重新确认或修改审核计划,改变审核目的或审核范围,或者终止审核)。 在末次会议前应与受审方沟通现场审核的信息,商定对不符合的后续措施的安 排,沟通审核的结论,并征求意见,请受审方确认。需要时,说明未解决的问题 及可能对审核结论的影响。 4.4.3 观察员和向导 4.4.3.1 观察员 中心与客户应在实施审核前就审核活动中观察员的到场及理由达成一致。 审核组应确保观察员不影响或不干预审核过程或审核结果。(观察员可以是客户 组织的成员、咨询人员、实施见证的认可机构人员、监管人员或其他有合理理由 的人员)。 4.4.3.2 向导 每个审核员应由一名向导陪同,除非审核组长与客户另行达成一致。为审核 组配备向导是为了方便审核。审核组应确保向导不影响或不干预审核过程或审核 结果。 向导的职责包括: a) 为面谈建立联系或安排时间; b) 安排对现场或组织的特定部分的访问; c) 确保审核组成员知道并遵守关于现场安全和安保程序的规则; d) 代表客户观察审核; e) 应审核员请求提供澄清或信息。 4.4.4 信息的收集与验证 审核组成员按照审核计划的安排,以审核检查表为索引,按 P-D-C-A 的思 路,通过面谈、查阅文件和记录、现场观察等方式,抽样收集并验证与审核目的、 范围、准则有关的信息,包括与职能、活动和过程间接口有关的信息。 现场审核过程应注意如下事项: a) 审核员应采取客观、公正的态度随机抽样,保证抽样的代表性; 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 b) 审核应按审核计划进行,遇有重要信息需要偏离审核计划的,应征得审 核组长的同意并在核查记录中注明; c) 审核员在收集证据过程中,应互相合作,互通信息,正确对待和妥善处 理各种情况,保证审核工作顺利进行; d) 每位审核员必须将审核情况记录在审核检查表中(同组如出现 2 名或 2 名以上审核员,应在审核计划中明确其不同的分工条款,并形成独立的审核记 录),有符合性的“正面证据”和不符合性的“负面证据”;记录的信息应是客观 的,能客观反映受审核方体系运行的状态;审核记录应有可追溯性,能充分显示 出审核的内容与收集到的审核证据,为评价受审核方体系提供可追溯客观信息; 记录的内容应能表现审核的活动有效性。需要时,经受审核方同意可以用复印记 录、摄影、录像等方法获取。 e) 审核组应获得足够的证据证明管理评审和内部审核的安排已被实施、有 效且能得到保持。 4.4.5 形成审核发现 4.4.5.1 审核组应当根据需要在审核的适当阶段共同评审审核发现,在收集 审核证据工作结束后,审核组长召开审核组内部会议,汇总审核证据,指明所审 核的场所、职能或过程。对照审核准则以形成审核发现。 4.4.5.2审核发现应简述符合性,详细描述不符合以及为其提供支持的审核 证据,并予以记录和报告,以便为认证决定或保持认证提供充分的信息。审核发 现能识别和记录改进的机会,除非某一管理体系认证方案的要求禁止这样做。但 是属于不符合的审核发现不应作为改进机会予以记录。。 4.4.5.3 关于不符合的审核发现应对照审核准则的具体要求予以记录,包含 对不符合的清晰陈述,并详细标识不符合所基于的客观证据。应与客户讨论不符 合,以确保证据准确且不符合得到理解。但是,审核员应避免提示不符合的原因 或解决方法。 4.4.5.4 审核组长应尝试解决审核组与客户之间关于审核证据或审核发现 的任何分歧意见,未解决的分歧点应予以记录。 4.4.6 编写不符合报告与准备审核结论 审核组长在末次会议前,应召开审核组内部会议讨论如下内容: 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 1)针对审核目的,汇总并评审全部审核发现以及在审核过程中所收集的其 他适当信息; 2)考虑抽样审核的特点,确定不符合项,准备审核结论,并达成共识; 3)准备与受审方沟通审核的信息。 编制《不符合项报告》,请受审核方对不符合报告进行确认。 不符合项根据其性质和严重程度分为: a) 一般不符合项:即轻微不满足规定的要求,不会导致管理体系的失效、 不会导致对过程控制能力的严重降低或丧失、不会导致顾客或社会的不满意的客 观事实; b) 严重不符合项:未能满足管理体系标准的一项或多项要求或使人对客户 管理体系实现预期结果的能力产生重大怀疑的情况。即严重不满足规定的要求, 可能导致管理体系的失效、或导致对过程控制能力的严重降低或丧失、或可能导 致顾客严重不满意、或造成重大社会不良影响的客观事实。 4)确定任何必要的跟踪活动; 5)确认审核方案的适宜性,或识别任何所需要的修改(例如范围、审核时 间或日期、监督频次、能力)。 4.4.7 末次会议 审核组长主持召开与受审核方管理层、职能部门或过程负责人的末次会议, 双方人员在《现场审核首/末次会议签到表》上签字,内容记录在《首/末次会议 记录单表》中。末次会议内容: 1. 代表审核组对受审核方领导和全体员工的配合、协作表示感谢; 2. 重申审核性质、审核目的、审核范围、审核依据,如有变化说明; 3. 宣读审核不符合报告、审核报告,请受审核方确认; 4. 处理不符合(包括与客户认证状态有关的任何结果)的过程要求(含 纠正措施整改期限等要求); 5. 重申审核方法,抽样方法和局限性、风险性;介绍审核组在审核过 程中遇到的可能降低审核结论可信程度的情况; 6. 推荐性意见及说明; 7. 获证后监督审核要求; 8. 认证证书和标志的使用; 9. 重申保密承诺及规范声明; 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 10. 询问有无其它需要澄清的问题; 11.介绍进行报告的方法和时间表,包括审核发现的任何分级; 12.中心在审核后的活动; 13. 说明投诉处理过程和申诉过程; 14. 请受审核方领导发言; 审核组和受审核方应当就有关审核发现和结论的不同意见进行讨论,并尽可能 予以解决。如果未能解决,应当在审核报告中记录所有的意见。 4.4.8 审核报告的编制、批准和分发 4.4.8.1 审核组长负责编制《审核报告》,并对审核报告的准确性和完整性 负责,在审核报告中应体现管理体系值得保持和需改进的方面,审核组可以识别 改进机会,但不应提出具体解决办法的建议。现场审核结束前,审核组长在现场 可将一份经审核组和受审核方签字的《审核报告》(未经中心授权人批准)提交 给受审核方。审核报告经中心授权人批准后,必要时提交给受审核方。中心享有 对审核报告的所有权。当审核报告批准时,对审核组的结论提出不同意见,应在 审核报告中予以说明。发生变更后的《审核报告》必须提交给受审核方。在第二 阶段审核通过后将《认证证书信息确认表》交受审核方填写,审核组长进行核实 确认。 4.4.8.2 审核组长应确保审核报告的编制,并应对审核报告的内容负责。审 核报告应提供对审核的准确、简明和清晰的记录,以便为认证决定提供充分的信 息,并应包括或引用下列内容: a) 注明认证机构; b) 客户的名称和地址及其管理者代表; c) 审核的类型(例如初次、监督或再认证审核); d) 审核准则; e) 审核目的; f) 审核范围,特别是标识出所审核的组织或职能单元或过程,以及审核时 间; g) 注明审核组长、审核组成员及任何与审核组同行的人员; h) (现场或非现场)审核活动的实施日期和地点; i) 与审核类型的要求一致的审核证据、审核发现和审核结论; j) 已识别出的任何未解决的问题。 4.5 审核后续活动 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 中心审查客户提交的纠正和纠正措施,以确定其是否可被接受。中心验证所 采取的任何纠正和纠正措施的有效性。所取得的为不符合的解决提供支持的证据 应予以记录。对不符合的解决进行审查和验证的证据应予以记录。并将审查和验 证的结果告知客户。 4.5.1 对于审核中发现的不符合,审核组应要求客户在规定期限内分析原 因,并说明为消除不符合已采取或拟采取的具体纠正和纠正措施(含计划)。跟 踪方式分为现场跟踪审核和书面跟踪审核,审核组长根据不符合项性质,同时考 虑不符合项的严重程度确认跟踪审核方式。对于一般不符合项,审核组长应要求 受审核方在 30 日内采取或拟采取具体纠正和纠正措施(含计划);对于严重不 符合项,审核组长应要求受审核方在 30 日内采取纠正措施,其中纠正应在 15 日内完成。 a) 有严重不符合项时,宜采用现场补充审核方式; b) 没有发现严重不符合项,且可以通过见证材料证实纠正措施的实施情况 时,可选择书面跟踪审核方式,并在下次现场审核时验证纠正措施实施的有效性; c) 其他情况下,通常应选择现场补充审核方式。 4.5.2 书面跟踪审核时,由审核组长指派参加过认证审核的审核员负责验 证不符合项纠正措施的有效性,在某些情况下可评估纠正措施是否可接受,在下 次审核时应验证其有效性。 4.5.3 现场补充审核时,由审核组长与受审核方商定现场补充审核日期, 至少指派一名参加过认证审核的审核员进行现场补充审核并收集证实不符合项 已得到有效关闭的审核证据。 4.5.4 只有在受审核方所有不符合项的纠正措施经验证有效,或在某些情 况下评估纠正措施可接受后才可进入下一审核环节(如第二阶段现场审核、推荐 认证注册、推荐继续使用证书)。 4.5.5 如纠正措施不符合要求,业务部应要求其重新制订纠正措施,纠正 措施在3 个月内未能完成,则不予推荐注册,并书面通知受审核方。第一阶段审 核的不符合项的纠正措施无期限要求。 4.5.6 补充审核完成后,业务部按照《现场审核资料移交记录表》的要求 将材料移交技术部,技术部按照《审核材料审查细则》对审核材料进行审查,建 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 筑企业需填写《在建工程竣工工程项目清单》并盖章后提交,符合要求后,技术 部按《认证决定管理程序》实施,详见《注册、再认证审核材料要求及评分细则》 表。 4.5.7 审核组长和项目管理人员在每次现场审核结束后填写《认证周期审核 方案推进及实施情况》,明确本次审核实施的信息,如审核过程及相关标准条款/ 部门、过程发现的不符合项等,对后续的审核提出建议。并由审核组长给客户发 放《审核员工作质量反馈表》对认证服务满意程度调查表,由综合部收集和分析, 按季度提出分析报告,对不满意的信息按投诉处理。 4.6 监督审核:中心按以下程序要求进行监督审核活动,以便定期对管理体 系范围内有代表性的区域和职能进行监视,并应考虑获证客户及其管理体系的变更 情况。 4.6.1监督的目的是验证获证组织的管理体系是否持续运行,并考虑组织运作 的变化可能对其管理体系产生的影响,确认对认证要求的持续符合性,以确定能 否继续使用证书。监督活动包括对获证客户管理体系满足认证标准规定要求的情 况进行评价的现场审核,但不一定是对整个体系的审核。监督活动还可以包括: a) 认证机构就认证的有关方面询问获证客户; b) 审查获证客户对其运作的说明(如宣传材料、网页); c) 要求获证客户提供文件和记录(纸质或电子介质); d) 其他监视获证客户绩效的方法。 4.6.2 项目管理人员负责与受审核方确定监督审核及再认证的时间。按《 认 证周期审核方案推进及实施情况》的策划方案。监督审核应至少每年进行一次, 初次审核后第一次监督审核应在初审/再认证(指末次会结束之日)后 12 个月 内进行,通常与获证组织协商监督次数,审核组长按《审核方案》进行监督审核, 但两次审核的时间间隔最长不超过 12 个月,且三年周期内的监督审核必须覆盖 认证范围所涉及的标准所有内容。管理体系的监督审核还应考虑产品的季节性, 宜在生产季节监督审核。 4.6.3 根据管理体系运行情况,当获证组织有特别充分的理由,且经中心 授权人审批,认为不会立即对已颁发认证证书的持续有效构成不利影响,监督审 核可以顺延 15 天。但不论获证组织有何理由在此时间内仍不能接受监督审核, 则应暂停其认证资格,按《认证资格管理程序》办理。 4.6.4 当发生(但不限于)以下情况,中心视需要增加对获证组织的监督审核: 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 1) 国家相关管理部门对其实施处罚; 2)获证组织的运作发生了重大变动或发生了其他可能影响认证资格的变更 (包括认证机构人员变动较频繁的情况等); 3) 对获证组织有重大投诉; 4) 发生影响产品质量/环境绩效/职业健康安全绩效的重大事故。 注:对于此类提前较短时间通知的审核,业务部在安排审核组成员时应注重 其线 业务部应根据获证组织上次审核的日期和其他影响审核频次的因 素,提前 1 个月向获证组织发放 《监督审核/再认证缴费通知书》和 《认证信息 变更申请书》,就有关监督审核事宜进行沟通联系。 4.6.6 业务部根据对获证组织近况的调查结果,指定审核组长,下达审核 通知书,其中,是否在现场监督审核前进行文件审查,应根据受审核方体系文件 的变化情况确定。 审核启动和文件评审具体要求参见本程序 4.6 4.6.7 审核组长根据《认证周期审核方案推进及实施情况》和 《认证证书 变更申请书》等信息组织编制审核计划,具体要求参见本程序 4.7。 4.6.8 审核组按计划实施监督审核,具体要求参见本程序 4.11。 4.6.9 每次监督审核应涉及如下活动/内容: a) 体系保持的要求,如内审、管理评审、预防与纠正措施; b) 管理体系实现获证组织的方针及目标、指标方面的有效性; c) 产品实现的关键过程、环境管理方案、职业健康安全管理方案,等过程 的控制; d) 与负责管理体系的管理层交谈; e) 向管理者报告任何违规情况的程序是否发挥作用; f) 检查获证组织是否按管理体系标准的要求实施了接收、记录与外部相关 方交流的信息并做出回应(E 及 S 的要求); g) 对顾客和相关方投诉的处理; h) 检查获证组织是否实施了定期评价法律法规符合性的程序(E 及 S 的要 求); 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 i) 旨在持续改进体系绩效策划的活动的进展情况; j) 检查获证组织对内部审核结果的跟踪情况; k) 验证针对上次审核中确定的不符合所采取的纠正措施; l) 认证证书、标志的使用情况和(或)任何其他对认证资格的引用; m) 任何有关获证组织的文件体系或机构的重大改变,尤其包括以下的几个 方面:获证组织的产品、服务、活动以及操作范围的改变而导致体系变更;获证 组织管理机构改变;手册、程序等体系文件以及重要的记录的改变等。 n) 每一次例行监督审核按其 《审核方案》执行。 o) 持续的运作控制 4.6.10 监督审核时,审核组宜针对从组织收到的投诉中已暴露的不符合或未 满足标准要求的地方,检查组织对自己的体系和程序进行调查并采取了适当的纠 正措施。审核组宜确认组织使用这样的调查以制定纠正措施,包括: a) 法规要求时,通知有关部门; b) 尽快恢复符合性; c) 防止再发生; d) 评价并减少任何管理体系的不利方面及相关影响; e) 确保与管理体系其它部分的充分协调; f) 评审已采取纠正措施的有效性。 4.6.11 审核组及认证机构做出监督审核结论的准则是: a) 继续使用证书:未发现不符合项;发现一个严重不符合项,经跟踪验证 不符合项有效纠正;不符合项的纠正措施经验证有效,或在某些情况下评估纠正 措施可接受。 b) 暂停使用证书:发现 1 个严重不符合项,经跟踪审核验证不符合项未在 商定时间内有效纠正;发生影响管理体系的重大事故;认证证书和认证标志使用 不符合中心管理体系程序规定的;对其投诉和分析或任何其它信息表明获证方不 再符合中心的相关规定要求;发生违反认证合同的情况。 c) 撤销使用证书:在监督审核中发现2 个或2 个以上严重不符合项;破产、 严重违反 中心 有关规定的获证组织;获证组织在暂停资格的限期内未能有效地 对问题实施纠正;认证证书暂停使用的期限超过 3 个月。 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 4.6.12 对于做出暂停或撤消使用证书结论的,业务部应填写 《暂停、撤销 认证决定申请表》报副主任审核,中心主任批准。具体步骤参见《认证资格管理 程序》。 4.6.13 审核组长编制《审核报告》,按 《现场审核资料移交记录表》中的要 求报技术部。技术部认证决定人员对材料进行审定,按《认证决定管理程序》实 施,填写 《管理体系认证决定审批表》,报中心主任(或授权人)批准后将监督 审核报告发放给获证组织,同时换发新证书。 4.6.14 不符合项的跟踪参见本程序 4.10 4.6.15 审核组长和项目管理人员在监督审核结束后填写《认证周期审核方 案推进及实施情况》。 4.7 再认证 4.7.1 中心策划和实施再认证审核,以评价获证客户是否持续满足相关管 理体系标准或其他规范性文件的所有要求。再认证审核的目的是确认管理体系作 为一个整体的持续符合性与有效性,以及与认证范围的持续相关性和适宜性。 4.7.2 管理体系再认证应在认证证书有效期内进行(一般不超过3 年),起 始时间为认证审核或上次再认证审核时间,并保证在证书有效期满前完成。业务 部应在获证方证书到期前3 个月向获证组织发出《监督审核/再认证缴费通知书》 和 《认证信息变更申请书》(适用时),证书变更时参照本程序4.2 的规定进行申 请评审。 4.7.3 业务部应对获证组织的管理体系在上一个认证周期的绩效进行评审, 包括调阅以前的监督审核报告,并填写《认证周期审核方案推进及实施情况》, 复审计划要考虑上述评审的结果,应包括管理体系文件评审和现场审核。 4.7.4 当获证组织出现严重影响其管理体系运行的变更(如所有权、人员、 设备变动)时,或者对投诉的分析或其它信息表明获证组织不再满足认证机构的 要求时,中心将对其提前进行再认证或再认证审核活动可能需要有第一阶段审 核。 4.7.5 如果在证书有效期满前未能完成再认证,则按照如下原则处理: 4.7.5.1 按照初评重新进行审核。对于超期在一年内的 EMS、OHSMS 可以考 虑只实施第二阶段审核,前提是本次审核距上次审核日期不得超过12 个月。 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 4.7.5.2 延长原证书的有效期(最长不得超过一年)。但为了保持同等信任 水平,需在距上次审核日期不超过 12 个月内增加一次监督审核 (按照换证审核 上报材料)作为对原证书有效期延长的补充,审核通过后由中心重新签发新的证 书(有效期为原证书的基础上延长一年)。 4.7.6 当证书到期或获证方通知业务部不再继续认证时,业务部应按《认 证资格管理程序》执行。 4.7.7 再认证审核人天数应至少满足本程序附件各认证领域审核时间表所 规定的复审时间要求,如减少或增加人天数,应在审核通知书中说明。 4.7.8 实施再认证审核应包括针对下列方面的现场审核: a) 结合内部和外部变更来看的整个管理体系的有效性,以及认证范围的持 续相关性和适宜性; b) 经证实的对保持管理体系有效性并改进管理体系,以提高整体绩效的承 诺; c) 获证管理体系的运行是否促进了组织方针和目标的实现。 d)审核内容还应包括对上次审核中发现的不符合项进行验证,对证书和标 志使用的验证等。 e) 再认证审核中发现不符合或缺少符合性的证据时,中心应按本程序的 4.5.1 执行。 4.7.9 再认证审核中发现不符合或缺少符合性证据时,其实施纠正与纠正 措施及认证决定应在再认证到期前完成,其审议过程按《认证决定管理程序》执 行。 4.7.10 相关的认证流程可登录中心网站查询。 4.7.11 对于多场所认证或依据多个管理体系标准进行的认证,再认证审核 的策划应确保现场审核具有足够的覆盖范围,以提供对认证的信任。 4.8 特殊审核 4.8.1 扩大认证范围 对于已授予的认证,中心应对扩大认证范围的申请进行评审,并确定任何必 要的审核活动,以做出是否可予扩大的决定。这类审核活动可以和监督审核同时 进行。扩大认证范围的条件和程序见《认证资格管理程序》4.3 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 4.8.2 有提前较短时间通知的审核情况发生时,如:中心为调查投诉、对变 更做出回应或对被暂停的客户进行追踪,可能需要在提前较短时间通知获证客户 后对其进行审核。此时: a) 中心负责使获证客户提前了解中心的相关要求,即在何种条件下进行此 类审核; b) 由于客户缺乏对审核组成员的任命表示反对的机会,中心应在指派审核 组时给予更多的关注审核员的能力以及公正性。 4.9 审核实施的特殊要求: 对于工程建设施工企业质量管理体系认证,应依据GB/T 9001-2008 《质量管理体系要求》和GB/T50430-2007 《工程建设施工企业质量管理规范》 的要求对受审核方的质量管理体系实施审核。 4.10 高级监督和再认证 中心暂不具备实施高级监督和再认证审核的条件,尚未获得相应的认可。在 具备相应条件后再考虑依据相关认可要求启动该程序。 5. 相关记录: 《高风险认证管理作业指导书》 MSWM10-02 《组织认证范围和审核范围的确定》 MSWM10-04 《对组织“持续改进”和“环境绩效”进行审核和评价的作业指导书 MSWM10-05 《法律法规及其他要求审核作业指导书》 MSWM10-06 《合规性评价审核作业指导书》 MSWM10-07 《审核方案》 MSF10-01 《审核通知书》 MSF10-06 《管理体系认证决定审批表》 MSF10-11 《E/S 调查表》 MSF10-28 《管理体系认证申请书》 MSF10-07 《管理体系认证合同》 MSF10-08 《现场审核资料移交记录表》 MSF10-10 《审核报告》 MSF10-24 《审核人员工作质量反馈表》 MSF10-21 《审核检查表》 MSF10-18 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20 北京中联天润认证中心 文件名称:认证审核程序 Beijing Zhonglian Tianrun Certification Centre 文件编号:MSP19 《现场审核前专业指导培训记录》 MSF10-20 《现场审核首/末次会议签到表》 MSF10-16 《首/末次会议记录表》 MSF10-17 《现场审核不符合项报告(含纠正措施)》 MSF10-25 《认证证书信息确认表》 MSF10-26 《在建工程竣工工程项目清单》 MSF10-19 《审核员工作质量反馈表》 MSF10-21 《监督审核/再认证缴费通知书》 MSF10-02 《认证信息变更申请书》 MSF10-30 《暂停、撤销、恢复认证决定申请表》 MSF10-01 《管理体系认证决定审批表》 MSF10-11 版本:2012 版 批准:王崑 批准日期:2012.10.20

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